TIETOSUOJASELOSTE
GEROWELL OY SENIORIPALVELUT
Rekisterinpitäjä ja käsittelijä
Gerowell Oy, Hämeentie 1, 44100 Äänekoski
Y-tunnus 3363542–4
Puhelin: 045-1334564 E-mail: gerowelloy@gmail.com
Tietosuojavastaava
Jaana Parhankangas Puh. 045-1334564 E-mail: gerowelloy@gmail.com
Rekisterien nimet
• Asiakastietorekisteri
• Laskutusrekisteri
• Työntekijä- ja sijaisrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:
• palvelun toteuttaminen
• asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• asiakastapahtumien varmentaminen
• asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen
• analysointi ja tilastointi
Tietoja ei käytetä markkinointiin. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 523/1999
mukaisesti.
Rekisterin tietosisältö
Asiakastietorekisteri
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
• yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumeroita, sähköpostiosoite, omaisten yhteystiedot
• ikä, henkilötunnus, sukupuoli
• maksajan tiedot
• asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, mahdolliset luvat ja
suostumukset
Laskutusrekisteri
Asiakkaan etu- ja sukunimi, osoite, mahdollisesti eri maksajan tiedot
Työntekijä- ja sijaisrekisteri
Työntekijän nimi, osoite, puhelinnumero, palkanmaksutiedot ja työvuorot
Käytetyt ohjelmistot
Toiminnanohjausjärjestelmänä toimii Hilkka Fastroi.
Laskutusohjelmana on Hilkka Fastroi ja Arkhimedes -laskutus selainpohjalla.
Palkanmaksun hoitaa luotettava Tilitoimisto Luotola Oy (Suolahti). He käyttävät Novapalkanlaskentaohjelmaa.
Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti
• asiakkaalta itseltään puhelimitse/omaisilta, internetin kautta lomakkeella, sähköpostilla tai
muulla vastaavalla tavalla
• Äänekosken kaupungilta (Keski-Suomen hyvinvointialue): arjen tuki, muistihoitaja,
terveyskeskuksesta (sairaala) tai muulta yhteistyökumppanilta
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja käytetään ainoastaan asiakassuhteen hoitamiseen. Niitä ei luovuteta säännönmukaisesti
edelleen ulkopuoliselle taholle, ellei asiakkaan kanssa ole etukäteen sovittu asiasta, muun muuassa
hoitava lääkäri, omainen tai muistihoitaja. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa hallinnointiin liittyvien toimien yhteydessä (kuten palvelimen tai laskutusalustan hallinnointi), maksamattomien laskujen
perimiseksi, sekä viranomaisille näiden niin edellyttäessä ja lain salliessa. Asiakas allekirjoittaa
sopimuksen, jolla hyväksyy sen, että annamme vain ne tiedot eteenpäin, mitkä ovat välttämättömiä
sujuvan asiakassuhteen hoitamiseksi. Hoitoa ja arkaluonteisia asioita koskevia tietoja emme luovuta
ilman erillistä kirjallista suostumusta. Hyvinvointialueen ja Gerowell Oy:n yhteisten asiakkaiden
kaikki hoitotiedot luovutetaan hoidon päätyttyä asianomaiseen kuntaan (Äänekoski).
Tietojen jatkokäsittely
Rekisteritietoihin ei liity jatkokäsittelyä.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietojen säilytys ja hävittäminen
Laskutus- ja maksutietoja sekä palkkatietoja säilytetään muun kirjanpitoaineiston tapaan.
Tarpeettomiksi käyneet tiedot hävitetään turvallisesti. Varmuuskopioidut tiedot hävitetään kopioiden
hävittämisen yhteydessä, kolmen kuukauden sisällä siitä, kun ne on poistettu rekisteristä.
Sosiaalihuollon asiakastietoja säilytetään niin kauan, miten on laissa säädetty: Laki sosiaalihuollon
asiakasasiakirjoista.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakasrekisteriä käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteri on asianmukaisesti suojattu palomuureilla,
virustorjunnoilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Rekisteriä säilytetään sähköisessä muodossa
palvelimella.
Palvelimesta vastaa Fastroi. Gerowell Oy:n laitteet ja ohjelmistot on tarkastanut Eetu
Happo/tietotekniikan asiantuntijapalvelut. Osa rekisteritiedoista on myös paperiversiona. Nämä
säilytetään lukitussa kaapissa yrityksen toimistossa.
Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, jotka ovat työsuhteessa yritykseen ja joiden toimenkuvaan
kyseisen rekisterin käyttö kuuluu. Työntekijöitä sitoo ehdoton vaitiolovelvollisuus. Työntekijän
allekirjoittaessa työsopimuksen hän allekirjoittaa myös vaitiololupauksen.
Tarkastusoikeus
Jokaisella on henkilötietolain mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja
henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastusta koskeva pyyntö tulee lähettää omakätisesti
allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai esittää henkilökohtaisesti
toimistollamme. Pyynnöt tulee lähettää tietosuojavastaavalle, joka myös vastaa mahdollisiin
lisätietopyyntöihin.
Tietojen päivittäminen
Asiakas voi päivittää nimi- ja osoitetietojaan. Lisäksi asiakas voi ottaa yhteyttä tietojensa
päivittämiseksi rekisterin käsittelijään.
Tietojen siirto
Asiakas voi pyytää tietojen siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle. Tiedot voi siirtoa varten pyytää itselle
tai siirrettäväksi suoraan toiselle rekisterinpitäjälle. Tietojen siirtoa koskeva pyyntö tulee esittää
kirjallisena rekisterin käsittelijälle.
Tietojen poistaminen
Asiakas voi pyytää tietojensa poistamista järjestelmistä. Tietojen poistamista pyydetään ottamalla
yhteys rekisterin käsittelijään. Tiedot poistetaan kolmen (3) arkipäivän sisällä kaikista pyydetyistä
rekistereistä, kun erillistä syytä tietojen säilyttämiseksi ei ole. Erillinen syy voi viranomaisten kielto
ja lait tai maksamattomat laskut.
Suostumuksen peruutus
Asiakkaalla on oikeus peruuttaa hänen antamansa suostumus tietojen käsittelyyn. Tietojen käsittelyn
rajoitusta koskeva pyyntö tulee esittää rekisterin käsittelijälle.
Valitusoikeus
Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomiselle.
Äänekoski 15.6.2023
Jaana Parhankangas
Gerowell Oy